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Sont-ils indispensables?

Yard-and-Dock-Management-System-Application-Cut-LinePar Yard Management Systems (en français, les SGD – les systèmes de gestion des dépôts, des quais, des parcs, et des parkings), on entend les applications informatiques dédiées à la synchronisation. Les principaux enjeux des Yard Management Systems aujourd’hui, savoir la nécessité de poursuivre le moindre coût d’économie et d’efficacité sur toute la chaîne logistique, font que cette fonction autrefois négligée au plan informatique prend de l’ampleur.

 

Avant de définir les Yard Management Systems, il convient de comprendre que les principaux acteurs logistiques ont de tout temps un besoin capital de synchronisation. L’industriel et le transporteur sont les deux grands acteurs complémentaires qui réalisent la chaîne logistique globale, et dont les contraintes de terrain ne sont pas de même nature. L’industriel cherche avant tout à produire, alors que le transporteur cherche à assurer ses opérations de transport. Cependant, ces deux mondes doivent s’harmoniser et se synchroniser pour que le transport soit assuré au bon moment et que la production ne soit jamais interrompue ou freinée par ses besoins en approvisionnements. Mais aussi pour que, une fois la production disponible, elle soit le plus rapidement expédiée chez les clients destinataires. A ce besoin de synchronisation matérielle sur le terrain, s’ajoute aujourd’hui la nécessité de synchroniser les flux d’information, aussi bien au plan administratif qu’au plan informatique.

Les Yard Management Systems sont des applications informatiques dédiées à la synchronisation. Cette fonction jadis négligée au plan informatique prend de l’importance puisqu’elle permet de dégager des économies sur la chaine logistique. Les spécialistes savent que les coûts administratifs en personnel affecté à la prise de rendez-vous avec les transporteurs, sont souvent trop élevés par rapport à ce besoin. Les plages horaires généralement restreintes aux heures de bureau ne conviennent pas trop, ni pour la production, ni pour les transporteurs. On peut facilement imaginer les périodes de stress pour ce personnel et aussi les contraintes de disponibilité pour les services d’expédition. La tenue des plannings d’enlèvement est souvent un casse-tête qui engendre dysfonctionnements, erreurs, incompatibilités, désorganisation, litiges, etc. Pire encore, l’absence d’anticipation sur les arrivées ou les départs des transporteurs complique la tâche des chefs des quais qui doivent assurer les opérations de réception ou d’expédition des marchandises. Ce qui engendre des défis évidents de place, de personnel disponible, notamment des caristes, de pointage au déchargement ou au chargement. Aujourd’hui, pour des raisons évidentes de sécurité sur les sites eux-mêmes, il n’est plus acceptable de ne pas gérer les flux des véhicules entrants ou sortants des sites logistiques. A cela s’ajoute le respect des contraintes de sécurité et de congestion des véhicules autour des sites, notamment dans les zones industrielles, et parfois aussi résidentielles où peuvent se situer des unités de production ou d’entreposage.

Par ailleurs, des coûts extras peuvent aussi impacter le manque de synchronisation entre industriels et transporteurs : frais de deuxième présentation des véhicules, frais d’attente, pénalités de retard etc. En plus de ces coûts facilement mesurables que l’on vient d’aborder, s’ajoutent ceux liés à la qualité de service auprès des clients finaux : En effet, la logistique d’aujourd’hui, de plus en plus liée à l’e-commerce, s’accompagne d’un service d’information en temps réel sur la livraison, la régularité des opérations, la traçabilité des opérations d’enlèvement et de livraison, le suivi de livraison jusqu’au destinataire final. Des considérations sociales peuvent aussi mener à envisager l’informatisation des accès et des rendez-vous sur les sites logistiques.

Une solution YMS ‘‘Yard Management Systems’’ permet d’optimiser les coûts liés à la gestion administrative : optimisation des plages horaires, de la disponibilité du personnel. Ceci engendre des gains sur la facturation des transporteurs et améliore la négociation tarifaire avec ces derniers. Au niveau des expéditions, la solution YMS favorise une plus grande productivité humaine sur les quais (caristes, préparateurs, manutentionnaires) et une plus grande variation des volumes à traiter ainsi que le respect du juste-à-temps. Au-delà de ces avantages visibles et mesurables, d’autres gains aussi importants, difficilement mesurables au plan quantitatif, peuvent s’ajouter. On peut citer par exemple l’image de l’entreprise auprès de ses partenaires, la garantie de transmission de l’information logistique aux différents acteurs de la chaîne ou le respect des normes environnementales, des contraintes sécuritaires, voire du code de la route.

La question qui se pose aux professionnels est comment bien intégrer la solution YMS. En effet, pour qu’elle soit optimale, il faut que la solution soit bien intégrée au système existant. La solution YMS doit aussi être disponible 24H/24 et 7J/7, et de nature collaborative entre tous les acteurs, bien entendu multi-langues au choix de l’utilisateur. Du fait de la variété des systèmes informatiques en place, de la difficulté à rapidement intégrer de nouveaux développements par les services informatiques, les solutions de type SAAS (voir encadré) deviennent de plus en plus incontournables. En effet, elles présentent les avantages de leur facilité de mise en œuvre et l’ouverture à de nombreux acteurs au moyen d’un simple navigateur internet.

Du point de vue budgétaire, il est préférable que la solution YMS puisse être proposée en mode achat de licence classique, en mode hébergé simple ou en mode SAAS, et puisse être mise à disposition, soit chez le client, soit chez un de ses prestataires hébergeurs. Enfin, les interfaces de connexion avec les ERP ou les WMS doivent être standards et disponibles dans la solution de base, pour offrir rapidement une solution  compatible et totalement intégrée, souvent préférée par les clients.

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