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Le pari gagné de DHL

AMAZONAmazon est le plus grand webshop du monde . Tout le monde sait que cette organisation est confrontée à un pic juste avant Noël. Cette fin d’année, son logisticien DHL Freight a réussi à passer cette période sans encombre. Le prestatire a su combiner un meilleur screening des intérimaires supplémentaires à un bon accompagnement pendant leurs premiers jours dans l’entreprise. Bien entendu, tout ceci s’appuyait sur une administration et un planning améliorés qui ont mené à un déroulement sans heurts de la période de pointe.

DHL Freight a remporté l’award du HR Project of the Year 2015 pour la manière avec laquelle il a résolu le problème du pic de fin d’année pour son client Amazon. Alors que d’autres entreprises du secteur de l’e-commerce n’arrivent pas à attirer et conserver suffisamment de collaborateurs temporaires pour les périodes des pics, DHL Freight a développé, en collaboration avec Manpower, une solution sophistiquée. Le jury a surtout été séduit par la manière dont DHL Freight à Malines a réussi à tenir compte avec flexibilité de la demande fluctuante de son client.

 

La période du pic : un vrai défi logistique

DHL Freight travaille depuis plusieurs années pour le spécialiste de l’e-commerce Amazon et a chaque fois été confronté au pic d’activité du dernier trimestre. En 2012, 
la société avait éprouvé de grandes difficultés pour trouver à temps et conserver des travailleurs temporaires suffisamment bons. En 2012, des problèmes avaient surgi dans l’implantation de Malines au niveau du traitement du pic de fin d’année. La cause en était simple : le volume était 20 % supérieur à ce qui avait été prévu. Une analyse de la situation a généré un certain nombre de constatations. Il y avait trop peu de travailleurs screenés préalablement de sorte qu’il a fallu en intégrer d’autres. Le screening lui-même était insuffisant. Les nouveaux intérimaires ont besoin d’un accompagnement important pendant les premiers jours. Pour cela, il faut davantage de team leaders et d’accompagnateurs, aussi bien du côté de DHL que de Manpower. Enfin, il y avait des problèmes avec l’enregistrement des heures prestées et des heures supplémentaires. Celles-ci étaient à l’origine d’une contrainte administrative qui n’a été totalement réglée que plusieurs mois plus tard.

 

Une nouvelle approche

En 2013, l’entreprise a dès lors décidé, en collaboration avec le prestataire RH Manpower, d’adopter une nouvelle approche pour trouver et accompagner ces intérimaires. Par ailleurs, l’administration et la planification ont également été nettement améliorées. En 2014, cette approche a encore été optimisée.

En 2014, Manpower a mobilisé davantage de personnel propre afin de bien organiser ce pic. L’année précédente, un bureau sur site avait déjà été installé pour un suivi au plus près. L’occupation de ce bureau a été progressivement intensifiée en 2014. A partir de novembre, 
2 consultants full time y étaient présents et même 4 dès décembre. Les heures d’ouverture du bureau ont aussi été élargies jusqu’à 19h30.

Parmi les tâches importantes de ces consultants, il y a l’organisation des sessions d’information et des tests pour la sélection des intérimaires engagés pour la période de fin d’année. Ces sessions d’information sont organisées par groupes de 10 avec une visite de la société, une présentation du client et de ses produits, une introduction aux procédures de sécurité et un test. A ce niveau, il faut savoir que les candidats possibles sont d’abord screenés par téléphone. Le système des sessions d’information avait déjà été introduit en 2013, mais l’an passé les exigences posées à ce niveau ont encore été relevées. Les candidats doivent correspondre à un profil plus exigeant et disposer par exemple d’un certificat valable pour l’utilisation d’un transpalette électrique. Au besoin, Manpower se charge d’une formation via la Manpower Logistic Academy. Cette approche a permis d’améliorer fortement le niveau des intérimaires tout en réduisant la rotation.

DHL Freight sait qu’un bon accompagnement du nouveau personnel est crucial. Un coaching intensif est nécessaire, surtout le premier jour. Pour cela, des accompagnateurs externes sont mobilisés de manière à permettre aux team leaders de DHL de pouvoir continuer à se concentrer sur leur travail. C’est important parce que c’est précisément à ce moment-là que le volume de travail augmente.

Les premières années, DHL avait encore d’autres difficultés au niveau de l’enregistrement des heures prestées. Ceci avait aussi des conséquences sur le paiement des intérimaires et a aussitôt causé des problèmes. Pour cette raison, Manpower a installé en 2014 un système de badge en remplacement des pointeuses et des formulaires pour heures supplémentaires. Manpower s’est chargé dès ce moment-là du traitement des salaires des intérimaires.

 

La leçon à retenir

Intégrer la flexibilité au niveau des heures de travail et des intérimaires constitue toujours un défi. Le fait que DHL Freight et Manpower ont réussi mérite un prix. Ils ont compris que la logistique revient finalement à organiser et gérer la flexibilité. Ils ont maintenant prouvé qu’à chaque problème logistique correspond une solution, pour autant que le processus RH soit équilibré. 
La société s’est concentrée sur les principes de base d’une bonne politique du personnel, sur des aspects techniques comme un outil de planning et le système de badge. Mais en même temps, le succès du projet est en grande partie dû à l’attention portée au screening des candidats, à la formation, mais aussi à la prise en charge le premier jour de travail et au bon accompagnement des nouveaux collaborateurs.

Source: Truck Business

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